序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存）

长期

2

本校党代会文件材料，会议材料汇编、汇报PPT、会议照片、视频

永久

3

党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）；党委大事记；党群系统启用印章的文件和印模

永久

4

党委发布的重要决定、办法、指示、批转、通报和通知

永久

5

以党委名义召开的重要工作会议材料

永久

6

校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料

永久

7

党群系统重要统计材料；党委保密工作的有关文件

永久

8

学校党组织或教职工获市级以上党组织奖励及表彰的文件材料，包括申报材料、先进事迹、证书照片、表彰通知决定。

长期

9

电子文件材料（本单位职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件，以及相应的符合规范要求的机读目录、相关软件、其他说明等。）

长期

二级类目：DQ12 纪检

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级纪委、监察、巡察部门关于纪检监察工作的文件

长期

2

纪委监察巡察工作规章制度

长期

3

纪委、监察、巡察工作计划、报告、总结、调查材料、重要统计；大事记

永久

4

校纪委、监察、巡察重大活动的请示、通知、计划、方案、总结、报告等文件材料，重要会议纪要

长期

5

获奖材料（申报表、审批文件、证书、奖杯、奖牌等）；党员处分、复查材料

长期

6

电子文件材料（本单位职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件以及相应的符合规范要求的机读目录、相关软件、其他说明等。）

长期

二级类目：DQ13 组织

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级关于组织工作的指示、决定、通知简报

长期

2

本校组织工作计划、总结、决定、调查材料；本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知

永久

3

学院党委、总支、支部改选报告、审批材料；党委、支部委员名册；党员名册

永久

4

关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料

永久

5

举办或参加的重要活动的文件材料，包括请示、通知、总结、领导讲话稿等

长期

6

干部任免文件及名册

长期

7

优秀共产党员、先进党务工作者的评选通知、表彰文件

长期

8

电子文件材料（本单位职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件以及相应的符合规范要求的机读目录、相关软件、其他说明等。）

长期

二级类目：DQ14 宣传教育

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级关于思想政治宣传工作的文件

长期

2

本校思想政治宣传工作计划、总结和重要的决定、报告、通知

永久

3

思想政治理论学习的决定、通知、计划、总结

长期

4

反映学校重大活动的照片、剪报，微信公众号的《桂院周报》，全年新闻报道的电子版文件、选用照片的原件

长期

5

学校重大活动的宣传材料（含电子版）

长期

6

电子文件材料（本单位职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件以及相应的符合规范要求的机读目录、相关软件、其他说明等。）

长期

二级类目：DQ15 统战

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级关于统战工作的文件

长期

2

本校统战工作计划、决定、报告、通告、总结、大事记

永久

3

统战工作情况调查、典型材料、统计报表；统战工作重要会议记录

永久

4

本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料

永久

5

各民主党派成员和负责人名册及有关材料

长期

6

电子文件材料（本单位职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件以及相应的符合规范要求的机读目录、相关软件、其他说明等。）

长期

二级类目：DQ16 工会

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级有关工会工作的文件

长期

2

工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计、简报、大事记

永久

3

工会会员代表大会的有关文件（通知、名单、请示、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件材料）；

长期

4

表彰工会先进集体和个人的材料、名单，教职工获奖文件材料（申报表、审批文件、证书、证章、奖杯、奖状等）；处分会员的有关材料

长期

5

工会开展的重要活动文件材料（通知、方案、总结等）

长期

6

基层工会干部的选举情况及工会批复文件；基层工会干部名册，会员名册

长期

7

教职工代表大会文件材料：会议材料汇编、汇报PPT、会议照片、提案及办理情况

长期

8

电子文件材料（本单位职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件以及相应的符合规范要求的机读目录、相关软件、其他说明等。）

长期

二级类目：XZ11 行政综合

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级有关行政管理的综合性文件

长期

2

学校颁发的规章制度

永久

3

学校年度工作计划、总结、报告；学校大事记、历史沿革、机构设置；启用印章的文件及印模、废止的印章实物

永久

4

校长办公会纪要、董事会文件材料

永久

5

全校性的工作会议、专题会议、座谈会的文件材料、暑期研讨会文件材料、重要事件或会议的文件材料

长期

6

校领导重要讲话和参加校外会议发言稿

长期

7

上级领导来校视察、检查工作时的指示、讲话、活动记录、录音、视频、照片、题词等

永久或长期

8

学校向上级的请示及其批复

永久

9

有关全校性工作的调查材料和经验总结

永久

10

校庆活动的重要材料（校庆活动计划、请示、领导讲话、大会发言材料）

长期

11

学校法人代表证书及相关文件

永久

12

本单位年度工作大事记

永久

13

本单位年度工作计划、总结

长期

14

本单位各部门职责、岗位责任制、机构沿革材料

长期

15

各二级学院、各单位的部门年终述职材料

长期

16

电子文件材料（本单位职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件）

长期

二级类目：XZ12 人事

序号

类 目 名 称

保管期限

1

关于机构编制的计划、规划、报告

永久

2

校内机构设置变化的文件材料

永久

3

处分教职工的材料和复查、撤销处分材料（包括情况调查说明、通报发文、撤销通报）

长期

二级类目：XZ13 审计

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级有关审计工作的文件；上级审计部门对学校的审计报告领导批示

长期

2

本校审计工作的规章制度

长期

3

审计工作计划、总结、调查报告

长期

4

审计工作统计年报及重要报表

长期

5

对领导干部任职期间经济责任审计所形成的材料

长期

6

审计项目形成的材料：

（1）审计通知书、审计意见书、审计决定及部门、单位领导审批意见，以及审计建议书和移送处理书等审计公文。

（2）审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计组的书面说明，审计报告的记录、审计证据、审计工作底稿。

（3）审计工作方案、检查审计意见书的落实情况和审计决定执行情况的报告和记录。

（4）有关审计项目的请示、报告、批示和会议记录。

（5）与审计项目有关的群众来信和来访记录。

（6）其他应归入审计档案有关的重要材料。

长期

7

接受上级或外单位委托审计形成的报告及相关材料

长期

8

电子文件材料（本单位职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件）

长期

二级类目：SX 声像

序号

类 目 名 称

保管期限

1

学校宣传片

长期

2

本单位职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音录像等（例：校领导单人照或合影）

长期

3

本单位主要职能活动过程中所拍摄的对学校和社会有保存利用价值的照片、录音、视频等声像材料（例：董事会的会议照片）

长期

4

第四届青年创业大赛照片、视频等声像材料

长期

二级类目：SW 实物

序号

类 目 名 称

保管期限

1

本单位职能活动形成的、与外单位交往中获得的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的实物等，如：礼品、赠品等

长期

2

因机构变更、撤销或者合并失效的印章以及因磨损更换而作废的组织机构印章

长期

3

各种重大活动中形成的纪念品和宣传品，活动中获赠的纪念品、上级领导知名人士的题词字画等

长期

4

获得市级及其以上部门表彰的奖状（牌、杯、旗）、证书等材料

长期